Personvernerklæring

Torget er en kommunikasjonsplattform for kjøpesentre. Appen brukes av senterkontoret, butikkene og de ansatte til intern kommunikasjon – senterskriv, arrangementer, kampanjer, meldinger, driftsmeldinger og sjekklister. Denne erklæringen beskriver hvilke personopplysninger vi behandler og hvorfor.

Leverandør

Torget leveres og driftes av N.AI AS (org.nr 930 841 358), Aldor Ingebrigtsens veg 23, 9010 Tromsø. Kontakt: nikolai@torget.app, +47 413 66 758.

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for opplysningene i den enkelte senterløsningen er kjøpesenteret du er tilknyttet. N.AI AS leverer og drifter plattformen på vegne av senteret som databehandler.

Hvilke opplysninger vi behandler

• Kontoinformasjon: navn, e-postadresse, rolle, tittel og hvilken butikk/senter du tilhører.
• Innlogging: e-postadressen din brukes til å sende en engangskode (OTP) ved innlogging.
• Innhold du oppretter: innlegg, meldinger i chat, kommentarer, driftsmeldinger, arrangementpåmeldinger og bilder du laster opp.
• Bilde på ansattbeviset: et eget bilde, adskilt fra det valgfrie profilbildet, som bare vises på beviset ditt og for butikken som skanner det, og som bare kreves når senteret har slått det på.
• Bruksdata: lesebekreftelser på innlegg, og varsler du mottar.
• Varsler: en enhetsnøkkel (push-token) for å kunne sende push-varsler til mobilen din.
• Telefonnummer: nummeret brukes til nødvarsling på SMS ved akutte hendelser i senteret, og til innlogging med engangskode. Det er nødvendig for å ta i bruk appen – uten det kan vi ikke nå deg i en krisesituasjon.
• Innlogging: IP-adresse og hvilken nettleser eller app du logger inn fra, lagres sammen med sesjonen. Dette brukes til sikkerhet, og slettes automatisk etter at sesjonen har utløpt.

Allergier og hensyn

Du kan frivillig lagre allergier og andre hensyn på profilen din, slik at arrangøren kan ta hensyn til dem når du melder deg på et arrangement med mat. Dette er en helseopplysning, og vi lagrer den bare når du har gitt et uttrykkelig samtykke (personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav a).

• På profilen: bare du ser allergiene dine. Ingen i butikken eller på senteret kan lese dem der.
• Ved påmelding: du velger selv om allergien skal følge med, og kan endre eller fjerne den for akkurat det arrangementet. Da får påmeldingen sin egen kopi, som bare senteradministrasjonen ser.
• Eksport: senteradministrasjonen kan ta ut påmeldingslisten med allergier for å planlegge maten. Hver slik eksport loggføres.
• Sletting: arrangøren ser ikke lenger kopien i påmeldingen når arrangementet er over (seks timer etter start når sluttid mangler) eller avlyses, og den slettes automatisk innen en time etter det. Melder du deg av, slettes den med en gang. Profilallergien slettes når du tømmer feltet eller sletter kontoen.
• Trekke samtykket: du kan når som helst trekke samtykket ved å tømme feltet på profilen. Det påvirker ikke behandlingen som har skjedd før du trakk det.

Formål og behandlingsgrunnlag

Opplysningene behandles for å levere den interne kommunikasjonen mellom senterkontor, butikker og ansatte. Behandlingsgrunnlaget er berettiget interesse i å drive effektiv internkommunikasjon i kjøpesenteret, samt avtalen mellom senteret og butikkene.

Automatisk behandling og KI

Enkelte funksjoner sender innhold til vår KI-underleverandør Anthropic (Claude) for behandling. Det gjelder:

• Dokumenter – filer som lastes opp i dokumentsenteret sendes i sin helhet for å trekke ut teksten, slik at de kan søkes i og brukes av assistenten.
• Innlegg – publiserte innlegg sendes for å holde assistentens kunnskapsgrunnlag oppdatert.
• Spørsmål til assistenten – spørsmålet ditt, samtalen og det kunnskapsgrunnlaget svaret bygger på.
• Daglig oppsummering – fornavnet ditt, rollen din, hvilke kolleger som har bursdag, uleste må-lese-innlegg og sjekklister. Dette lages for hver aktive bruker hver dag.
• Ukesoppsummering til senterkontoret – butikknavn, lesegrad og åpne driftssaker.
• Import av ansattlister – navn, e-postadresse, telefonnummer og butikk, for å tolke listen som lastes opp.

Innholdet brukes til å oppsummere og sammenstille informasjon, ikke til å ta automatiske avgjørelser om deg. Det brukes ikke til å trene KI-modeller.

Kundetilbakemeldinger

Kunder kan gi tilbakemelding til senteret eller en butikk ved å skanne en QR-kode. Det krever ingen innlogging.

• Hva vi lagrer: antall stjerner, valgt kategori, en eventuell kommentar, tidspunktet og hvilket senter eller hvilken butikk tilbakemeldingen gjelder.
• Hva vi ikke lagrer: navn, kontaktinfo eller IP-adresse. IP-adressen brukes bare i omgjort (hashet) form for å stoppe misbruk, og glemmes etter én time.
• Kundekort: har senteret skrudd på kundekort, får telefonen et anonymt kort med et serienummer. Serienummeret huskes i en informasjonskapsel i inntil ett år. Kortet brukes til stempler og tilbud, og butikkene ser ikke hvilket kort en tilbakemelding kom fra.
• Hvem ser det: senterkontoret ser alle tilbakemeldingene i senteret, og butikkene ser tilbakemeldingene om seg selv.
• Formål og grunnlag: å gjøre senteret og butikkene bedre. Behandlingsgrunnlaget er senterets berettigede interesse.
• Ansvar: senteret er behandlingsansvarlig. N.AI AS behandler opplysningene på vegne av senteret som databehandler.
• Lagringstid: tilbakemeldingene lagres så lenge senteret bruker Torget. Senterkontoret kan fjerne kommentarer. Skriv ikke personopplysninger i kommentaren. Har du gjort det, kan du be senterkontoret eller N.AI AS om å slette den.

Lagring og databehandlere

Data lagres i en database og et fillager driftet hos Railway (EU), med kryptert sikkerhetskopi hos Cloudflare (EU). For å levere tjenesten bruker vi følgende databehandlere, som vi inngår databehandleravtale med:

• Railway – drift av database og fillager.
• Anthropic – KI-behandling (assistent, oppsummeringer).
• Resend – utsending av e-post, inkludert innloggingskoder.
• Sveve – utsending av SMS, inkludert nødvarsling.
• Expo – levering av push-varsler til mobilen.
• Apple og Google – push-varslene leveres til telefonen gjennom Apples og Googles varslingstjenester.
• Stripe – betaling for senterets abonnement.
• Vipps MobilePay – innlogging med Vipps. Vi mottar navn, telefonnummer og e-postadresse. Ved påmelding til arrangementer for ansatte som er 18 år og eldre bekrefter Vipps alderen din: vi mottar fødselsdatoen fra Vipps, regner ut om du er 18 år eller eldre og sletter fødselsdatoen med en gang. Vi lagrer bare at du er bekreftet via Vipps, og når. Senterkontoret ser «18+ bekreftet» eller «Ikke bekreftet» ved navnet ditt på deltakerlista.
• Sentry – feilrapportering fra appen, slik at vi oppdager og retter feil. Driftes i EU.
• Cloudflare – kryptert sikkerhetskopi av database og filer, lagret i EU.

Vi deler ikke opplysninger med andre uten grunnlag. Anthropic, Resend og Expo behandler data utenfor EØS (USA); overføringen skjer på grunnlag av EUs standardavtaler (SCC). Sveve, Vipps og Sentry behandler data innenfor EØS. Railway og Cloudflare lagrer data i EU, men er amerikanske selskaper; eventuell fjerntilgang fra USA skjer på grunnlag av SCC.

Meldinger i chat er ikke ende-til-ende-kryptert: de leses av deltakerne i samtalen, senterets moderatorer kan lese meldinger som blir rapportert, og Torget har teknisk tilgang til dem som driftsleverandør.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge du er tilknyttet et senter i Torget. Når tilknytningen opphører, kan innhold du har publisert bli stående i senterets historikk. Du kan når som helst slette kontoen din i appen, eller be om å få opplysningene dine slettet ved å kontakte oss.

Krypterte sikkerhetskopier oppbevares i inntil 35 dager. Opplysninger som er slettet, kan derfor finnes i en sikkerhetskopi i inntil 35 dager før de forsvinner helt.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i, retting og sletting av opplysningene dine, og til å be om begrensning eller å protestere mot behandlingen. Du kan også klage til Datatilsynet. For å bruke rettighetene dine kan du kontakte senterkontoret ditt eller N.AI AS på nikolai@torget.app.

Kontakt

Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, kontakt senterkontoret på ditt kjøpesenter eller N.AI AS på nikolai@torget.app, +47 413 66 758.